Green Cargo skaper en digital arbeidsplass med intranettet som nav

Green Cargo er togselskapet som kjører godstog både i Sverige, flere steder i Skandinavia og via samarbeidspartnere til kontinentet. Selskapet eies av den svenske staten og har ca. 2000 medarbeidere over hele landet. Med et tilpasset og lett tilgjengelig intranett har Green Cargo kunnet legge grunnlaget for en digital arbeidsplass, der medarbeiderne kan samarbeide og få tilgang til informasjon – uansett hvor de befinner seg.

Utfordring

Det forrige intranettet var gammelt og hadde verken support eller utviklingsmuligheter. Det var ingen sosiale funksjoner, kommunikasjonen var enveis, og det var vanskelig å finne informasjon fordi søkefunksjonen ikke fungerte som ønsket. Det var også personavhengig hvem som kunne publisere og oppdatere informasjon.

Intranettet var heller ikke tilgjengelig for alle. Green Cargos medarbeidere er nemlig ikke bare spredt over hele landet – mange av dem er også i konstant bevegelse uten tilgang til en arbeidsstasjon. Medarbeiderne har også varierende arbeidstider, og alt dette gjorde at man begynte å se etter en annen løsning.

– Internkommunikasjonen i Green Cargo er kjempeviktig og avgjørende for hvor godt vi skal lykkes med det vi gjør i selskapet, sier Veronica Svahlin, intranettansvarlig hos Green Cargo.

Løsning

Derfor bestemte man seg for å se på ulike løsninger og hva man hadde behov for i organisasjonen. Man kom frem til at plattformen måtte være brukervennlig, enkel og gi mulighet til egenutvikling.

– Vi ville at det nye intranettet skulle bli en viktig del og kanal i arbeidet med å skape en mer digital arbeidsplass og et arbeidsverktøy i hverdagen. Vi ville at det skulle bli en hub, et kommunikasjonsnav. For å oppnå dette måtte vi gi medarbeiderne bedre tilgang til intranettet, med mulighet for deltakelse og dialog, for å kunne skape engasjement og få «hverdagskommunikatører» som kan bidra med innhold, sier Veronica.

Etter undersøkelsene falt valget på Sitevisions intranettpakke, Social Collaboration, samt driftsløsningen Sitevision Cloud. Sitevision-appen gjør det også lett for medarbeiderne å få tilgang til informasjon og kommunisere med kollegaer.

– Plattformen gir god funksjonalitet med ferdige maler og moduler som er tilgjengelige i grunntilbudet. Vi kan også kombinere og integrere plattformen med våre øvrige verktøy og plattformer, sier Veronica.

Lett tilgjengelig og responsivt for medarbeidere på farten

Blant medarbeiderne som ikke arbeider ved en arbeidsstasjon, for eksempel lokførerne, var hastigheten og tilgjengeligheten til det nye intranettet helt avgjørende. Ute i felten er det ikke alltid god forbindelse og dekning, så for Green Cargo var det svært viktig at intranettet ble tilgjengelig via mobilen og at det lastet raskt. Det var også viktig at man fikk tilgang til intranettet via den private mobilen, datamaskinen eller nettbrettet, for de som foretrekker det.

Den nye søkefunksjonen gjør dessuten at medarbeiderne raskt og enkelt kan finne relevant informasjon. Dermed har alle i Green Cargo – uansett om de jobber ute i felten eller på kontoret – samme tilgang til informasjon og kommunikasjon. For de som er på farten betyr intranettet at kollegaene og deres kunnskap og støtte aldri er langt borte.

Brukerne involvert fra start

Green Cargo var nøye med å involvere medarbeiderne og sjefene i de ulike fasene av prosjektet. På denne måten kunne man forankre prosjektet i organisasjonen, og man fikk fortløpende vite hva brukerne mente om funksjonaliteten.

– For oss ble det også viktig å sette av tid til praktisk og håndfast arbeid sammen med samarbeidspartneren da de fikk selve skallet på plass. Dette var for å forstå plattformen og dens funksjonalitet, men også for å kunne utarbeide en god struktur og utvikle funksjonaliteten vi trengte for å få så smarte løsninger som mulig, i tillegg til å gi medarbeiderne verdiskapende innhold, sier Veronica.

Man tok også i bruk testpiloter før lanseringen og fikk innspill rundt struktur og funksjonalitet, noe man anbefaler alle å gjøre.

Resultat

Det tok bare et drøyt år fra man identifiserte behovet til lanseringen, mye takket være målbevisst arbeid og fokus på brukerne. Derfor har medarbeiderne kunnet finne seg til rette i det nye verktøyet på en god måte.

– Mange sjefer og avdelinger har begynt å erstatte e-post med informasjon i sosiale grupper, noe som er kjempegøy. Vi ser også at vi har fått større engasjement, deltakelse og interesse fra medarbeiderne i produksjonen, som tidligere hadde begrenset tilgang til gamle intranettet, sier Maria Frändfors, markedskommunikatør hos Green Cargo.

For at internkommunikasjonen skal fungere godt og også kunne tilpasses for målgruppene, har Green Cargo en rekke ulike kanaler og fora der det nye intranettet spiller en viktig rolle. Sammen med digitale løsninger, som informasjonsskjermer på kontorene og fysiske arbeidsplassmøter, samvirker alt for å støtte en god kunnskapsutveksling og hjelpe medarbeiderne i hverdagen.

– Vi bruker intranettet som et arbeidsverktøy i hverdagen, og med de nye sosiale funksjonene og det at flere nå kan bidra med innhold, vil jeg påstå at vi er på god vei til å skape huben og kommunikasjonsnavet vi var på jakt etter, sier Veronica.