Falu kommune kombinerer Sitevision og Office 365

Med det nye intranettet ville Falu kommune skape et relevant startpunkt som styrker medarbeiderne. Kombinasjonen Sitevision og Office 365 utgjør nå navet i den digitale arbeidsplassen deres.

Det forrige intranettet var gammelt og tregt. Brukerne hadde vansker med å se om informasjonen var aktuell, og ikke sjelden måtte man ringe en kollega for å spørre.

– Intranettet var ikke responsivt og ga heller ikke gode søkeresultater, noe som gikk på effektiviteten løs, sier Niclas Söderberg, som er kommunikatør i Falu kommune og som har vært involvert i intranettprosjektet fra første dag.

Relevant intranett ut fra brukernes behov

Høsten 2017 satte man ned en prosjektgruppe der målet var å få på plass et intranett som var lett å bruke, som enkelt viste de man søkte på og som var en kulturbærer som fremmet samhørighet i kommunen. Etter effektkartleggingen ble det også tydelig at intranettet måtte bli et relevant startpunkt for arbeidsdagen: et sted som styrket medarbeiderne med pålitelig informasjon og effektive tjenester.

Man ville ta vare på mulighetene for personalisering, og mye av funksjonaliteten på startsiden er tilpasset den enkelte brukeren og dennes arbeidsgruppe, rolle og interesser. Det gjør organisasjonens kommunikasjon mer effektiv, og det blir lettere både for den som informerer og den som skal lese informasjonen. Nå kan brukerne også samarbeide med kollegaer i andre forvaltninger i ulike interessegrupper, noe som gjør det lettere for medarbeiderne å utvikle seg, i tillegg til at man lettere får en vi-følelse i organisasjonen.

– Gjennom pålitelig informasjon og effektive måter å finne det som er viktig på, vil vi spare mye tid. Dette åpner dessuten for nye arbeidsmåter ved at vi kan styrke samarbeidet mellom personer eller avdelinger, sier Nina Eriksson, som også er kommunikatør i Falu kommune og involvert i intranettprosjektet.

Digital arbeidsplass med kraftige løsninger

Som intranettplattform valgte man å kombinere Sitevision og Office 365. Rent estetisk blir det en relativt stor endring for brukerne, men verktøyene samler alle programmene og systemene som brukerne trenger for å komme til på en enkel måte.

Når man jobber i kommunen, må man sjekke e-posten hver arbeidsdag eller sørge for at noen andre gjør det. Har man fått e-post, kan man nå se det umiddelbart på intranettet, på samme måte som ulike kalenderhendelser.

– Det som er så fantastisk å se, er hvor lett det tross alt har vært å integrere Sitevision med Office 365 og andre systemer. Det går lynraskt fra e-posten kommer i innboksen i Outlook til Sitevision viser det på intranettet! For den som får svært lite e-post, kan det være en god grunn til å gå inn på intranettet hver dag og se om det er kommet nye e-poster, sier Niclas Söderberg.

I desember 2018 viste man referansegruppen en demo av intranettet, og på nyåret holdt man det første opplæringskurset for redaktørene.

Intranettet integrert i det daglige arbeidet

Det nye intranettet er både en ny plattform og en endret arbeidsmåte. Det er en endringsreise som hele organisasjonen må være med på, og derfor har man arrangert workshops for å definere hva en digital arbeidsplass er og hvilken rolle intranettet skal ha. I sluttfasen av prosjektet delte man ut en guide om de interne kommunikasjonsverktøyene og endrede arbeidsmåtene som kreves for å få på plass en virkelig digital arbeidsplass.

Gjennom hele prosjektet har man hatt støtte fra ledelsen, og mot slutten av prosjektet kunne Niclas og Nina presentere det nye intranettet for kommunedirektørens ledelsesgruppe. Nå forventes det at alle bruker det nye verktøyet.

– Vi tror at det er viktig å få med ledelsen og alle sjefene. Uten denne støtten vil heller ikke andre gå inn på intranettet eller den digitale arbeidsplassen, sier Nina Eriksson. 

Etter en vellykket testlansering ble intranettet lansert den 7. mars. Hvis du er nysgjerrig på prosjektet, kan du lese mer her https://nyttintranat.com